ماهى إدارة التغيير | Change Management

Change Management

Mahmoud Ezz

ماهى إدارة التغيير | Change Management

إدارة التغيير هي نهج منظم يهدف إلى التعامل مع عمليات التحول والتغيير في أهداف المنظمة وعملياتها وتقنياتها. الهدف من إدارة التغيير هو تنفيذ استراتيجيات لتحقيق التغيير والسيطرة عليه ومساعدة الأفراد على التكيف معه.

لتكون استراتيجية إدارة التغيير فعالة، يجب أن تأخذ في الاعتبار تأثير التغيير أو التعديل على العمليات والأنظمة والموظفين داخل المنظمة. يجب أن تتضمن عملية إدارة التغيير خطوات مثل تخطيط التغيير واختباره، وإبلاغ الأشخاص المعنيين بالتغيير، وجدولة وتنفيذ التغيير، وتوثيقه وتقييم آثاره. يعد التوثيق عنصرًا حاسمًا في إدارة التغيير، حيث يساهم في المحافظة على سجل المراجعة في حالة الحاجة إلى التراجع، وضمان الامتثال للضوابط الداخلية والخارجية، بما في ذلك الامتثال للمعايير التنظيمية.

إذاً، إدارة التغيير تعمل على تنفيذ التغييرات بشكل منهجي ومنظم، وتهدف إلى التأكد من أن العمليات والأنظمة والأفراد قادرين على التكيف والتأقلم مع هذه التغييرات. التوثيق يلعب دورًا حاسمًا في هذه العملية لضمان الشفافية والمساءلة والامتثال للمعايير المطلوبة.

ستجد فى هذا المقال

Toggle

لماذا تعتبر إدارة التغيير مهمة

يسهم بناء خطة إدارة التغيير في تمكين المؤسسات من إجراء انتقالات سلسة أثناء فترات التغيير. فبغض النظر عن نوع التغيير الذي يتم العمل عليه، فإن إدارة التغيير توفر تحكمًا أكبر في عملية التغيير بأكملها، وتعزز عادة خطة تنفيذ واستثمار كبيرة.

تتضمن مستويات إدارة التغيير المختلفة التالي:

التغيير التنظيمي أو التحويلي: يشير إلى مشاريع إدارة التغيير الكبيرة من حيث الحجم والنطاق. وعادة ما تكون هذه التحولات دراماتيكية، مثل تغييرات في التسلسل الهرمي التنظيمي، أو إطلاق منتج جديد، أو خضوع المؤسسة لتحول رقمي.
التغيير التكيفي أو التدريجي: تشمل هذه المشاريع تغييرات أصغر في المنتجات والعمليات والاستراتيجيات وسير العمل. وتشمل مشاريع التغيير التكيفي تنفيذ أدوات برمجية جديدة، أو تعيين عضو جديد في الفريق لمعالجة تحدي محدد، أو تحديث سياسة العمل من المنزل.
إدارة التغيير الفردي: تساعد هذه المشاريع الأفراد على إدارة التغيير لمساعدتهم في النمو في دورهم وتحقيق أهداف محددة. قد يشمل ذلك اكتساب مهارة جديدة أو التكيف مع تغيير دور الفرد في المؤسسة.

باستخدام إدارة التغيير، يمكن للمؤسسات تخطيط وتنفيذ التغييرات بشكل فعال، وضمان نجاحها وتحقيق الأهداف المرجوة في الوقت المحدد.

كذلك

يمكن أن تتداخل مبادرات التغيير عبر المستويات المختلفة لإدارة التغيير. في الحالة التي ذكرتها، حيث تقوم بتعديل المخطط التنظيمي وتطبيق مبادرة تدريب وتنفيذ نظام إدارة رأس المال البشري مثل Workday، فإن ذلك سيؤثر على جميع مستويات إدارة التغيير.

على مستوى التغيير التنظيمي، تقوم بتحديث المخطط التنظيمي الحالي، مما يؤثر على هيكل التنظيم وتوزيع السلطة والمسؤوليات والعمليات الداخلية.
على مستوى التغيير التكيفي، تقوم بتنفيذ مبادرة التدريب لتحسين مهارات الموظفين الحاليين، وهذا يؤثر على طرق العمل والمهارات المطلوبة وثقافة المؤسسة.
على مستوى إدارة التغيير الفردي، يتطلب تنفيذ نظام إدارة رأس المال البشري مثل Workday من الموظفين التكيف مع أدوات وعمليات جديدة لإدارة بياناتهم الشخصية والموارد البشرية.

هذا يعني أنك تواجه تحديات متعددة في تنفيذ مبادرات التغيير المتداخلة، وتحتاج إلى التعامل مع تأثيراتها على المستويات الثلاثة. يجب أن تضمن خطة إدارة التغيير الخاصة بك تنسيق وتكامل هذه المبادرات وضمان تأقلم المنظمة والأفراد مع التغييرات المتعددة التي تحدث في الوقت نفسه

فوائد إدارة التغيير

إدارة التغيير المدروسة جيدًا تلعب دورًا حاسمًا في ضمان نجاح المبادرات التغييرية، سواء كانت كبيرة أو صغيرة. إليك بعض الفوائد الرئيسية لإدارة التغيير على المستوى التنظيمي:

مقاومة التغيير: تساعد إدارة التغيير في تحديد ومعالجة المقاومة الداخلية للتغيير بشكل استباقي. من خلال توعية وتوجيه الموظفين حول فوائد التغيير وتخطيط لتلبية احتياجاتهم ومخاوفهم، يمكن تقليل المقاومة وتعزيز قبول التغيير.
تحديد الأهداف: تساعد إدارة التغيير في تحديد أهداف واضحة لمبادرات التغيير، مما يمكن الشركات من مراقبة التقدم وتقييم النتائج. يمكن تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية والمعايير المحددة لقياس النجاح وضمان أن تتوافق المبادرات التغييرية مع أهداف الشركة.
استراتيجيات التنفيذ: تعمل إدارة التغيير على تطوير استراتيجيات فعالة لتنفيذ التغيير وتوحيدها وتطبيقها على مشاريع التغيير المختلفة في المنظمة. يتم تحديد الخطوات والمهام اللازمة وتعيين المسؤوليات والجداول الزمنية لضمان تنفيذ سلس ومنسق للتغيير.
توازن جوانب التغيير: تعمل إدارة التغيير على معالجة وتوازن جوانب متعددة من التغيير، مثل الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا. يتم إدارة التغيير بشكل متكامل لضمان توازن الجوانب المختلفة وتحقيق تكاملها بشكل فعّال.
تمكين الأفراد: تساعد إدارة التغيير الموظفين على التكيف والتنقل في التغيير بشكل أسرع. من خلال توفير التوجيه والدعم والتدريب المناسب، يمكن للأفراد أن يتبنوا التغيير بشكل أكثر سلاسة ويكونوا أكثر إنتاجية وفاعلية في أداء مهامهم الجديدة.
نجاح مشاريع التغيير: تساهم إدارة التغيير في تحقيق نجاح مشاريع التغيير، مما يسمح للمؤسسات بتحقيق عوائد الاستثمار المرجوة من مشاريع التحول الخاصة بها. من خلال التخطيلهذه الفوائد، يمكن للمنظمات الحصول على قيمة مضافة من مبادرات التغيير المدروسة والمدعومة جيدًا.

ومن الجدير بالذكر أن إدارة التغيير ليست مجرد عملية مرة واحدة، بل هي عملية مستمرة تتطلب رصدًا وتقييمًا مستمرين للتغييرات وتعديل الخطط وفقًا للتحديات المستجدة. بالتالي، فإن إدارة التغيير المستدامة تلعب دورًا حيويًا في ضمان استمرارية ونجاح المبادرات التغييرية على المدى الطويل.

إذا كنت تخطط لتنفيذ تغييرات في منظمتك، فمن الضروري أن تنظر في إدارة التغيير بشكل شامل وتأخذ في الاعتبار تأثيراتها على المستويات المختلفة وتنسيقها بشكل مناسب. قد تكون من الفائدة العمل مع مستشارين أو خبراء في إدارة التغيير لمساعدتك في وضع خطة شاملة وفعالة للتغيير تضمن تحقيق النجاح المستدام.

أنواع إدارة التغيير

يمكن تطبيق أنواع مختلفة من أفضل ممارسات ونظريات إدارة التغيير، اعتمادًا على نوع التغيير الذي يحدث. يمكنك التفكير في كيفية التعامل مع الأنواع الأربعة التالية من التغيير:

التغيير الاستثنائي: يشير إلى الأحداث المعزولة التي تؤثر على تجربة الفرد دون أن تؤثر بشكل كبير على جوانب حياته المختلفة. على سبيل المثال، يمكن أن يكون تغيير الاسم يتطلب تحديث بعض الأوراق الخاصة بالموارد البشرية والتحديث إلى عنوان بريد إلكتروني جديد، ولكنه لن يؤثر على دور الشخص في العمل.
التغيير التدريجي: يشير إلى التغييرات التدريجية التي لا تتطلب تحولات كبيرة أو مفاجئة، مثل تحديث التكنولوجيا الموجودة بشكل مستمر لتحسين الأداء.
تغيير البندول: يشير إلى التقلبات المفاجئة من حالة إلى أخرى، حيث يتحول المشروع من وجهة نظر متطرفة إلى وجهة نظر أو حالة معارضة. على سبيل المثال، يمكن أن يكون انتقال العمل من بيئة مكتبية تقليدية بنسبة 100٪ إلى فريق عمل عن بُعد بنسبة 100٪ تغييرًا مفاجئًا وكبيرًا في طريقة العمل.
تغيير النموذج: يشير إلى التغييرات التي تؤدي إلى تغير المعتقدات أو القيم وتصبح جزءًا من الثقافة والمعايير الجديدة. على سبيل المثال، يمكن أن يكون التحول بنجاح من الاتصال المتزامن إلى نموذج هجين يشمل الاتصال المتزامن وغير المتزامن تغييرًا في نمط التواصل المعتمد.

من خلال فهم هذه الأنواع المختلفة من التغييرات، يمكنك تحديد النهج والإجراءات المناسبة لكل نوع منها. يجب عليك مراعاة تأثير التغيير على المعنيين وتوفير الدعم والتدريب المناسب لهم لضمان انتقال سلس وناجح إلى الحالة المطلوبة.

أهم الأسباب وراء فشل مبادرات إدارة التغيير

لتحقيق التغيير بنجاح، يجب أن تبدأ بتحديد سبب الضرورة الأولى لحدوث التغيير. ينبغي أن تعرف ما تحاول تحقيقه ولماذا يُعتبر هذا الهدف مهمًا للغاية. يجب أن تفهم كيف ستعود مؤسستك وأفرادك وعملياتك بالفائدة من هذا التغيير. بمجرد تحديد الهدف العام لمبادرتك، سيكون من المفيد فهم العوامل التي تعترض عادةً طريق قادة الأعمال أثناء رحلتهم في إدارة التغيير. التعرف على الأخطاء الشائعة يمكن أن يساعد استراتيجية إدارة التغيير بشكل أفضل. لذا، قم بإعداد مبادرتك للتغيير بهدف تحقيق النجاح، وذلك من خلال تجنب هذه المخاطر الشائعة.

انخفاض مستوى القبول الداخلي:

من أجل أن تكون مبادرتك ناجحة، فإنه يجب أن تضمن الدعم القيادي وتشمل الأشخاص الذين يتأثرون بشدة بالتغيير ووكلاء التغيير الداخلي. بدون هذا الدعم، قد تفشل المبادرة حتى قبل أن تبدأ. ينبغي أن تعمل على تطوير قادة التغيير منذ البداية لبناء الدعم الداخلي.

يجب أن تعمل على توعية القادة وإقناعهم بأهمية التغيير وفوائده المحتملة للمؤسسة والفرد. يمكنك توفير التدريب والتوجيه لهؤلاء القادة لتمكينهم من تحمل دور قيادة التغيير وإلهام الفريق. يجب أن يكون لديهم القدرة على التواصل بفعالية وتبني رؤية واضحة للتغيير.

بالإضافة إلى ذلك، ينبغي عليك العمل على تحسين التواصل والتفاعل مع الأشخاص الذين سيتأثرون بشدة بالتغيير. يجب أن تكون لديك استراتيجية للتواصل المفتوح والصادق معهم، وأن تستمع إلى مخاوفهم ومشاكلهم وتعالجها بشكل فعال.

أيضًا، قم بتعيين وتمكين وكلاء التغيير الداخلي الذين يكونون مؤيدين للتغيير وقادرين على تأثير الآخرين. يمكنهم العمل كجسور بين القيادة والفريق وتقديم الدعم والتوجيه للموظفين خلال عملية التغيير.

باختصار، يجب أن تركز على بناء قادة التغيير وتوفير الدعم اللازم من خلال التواصل الفعال وتعيين وتمكين وكلاء التغيير الداخلي. هذه الخطوات ستساعدك في تعزيز الدعم الداخلي وزيادة فرص نجاح مبادرتك للتغيير.

التواصل الضعيف:

تعد ضرورة توفير فهم للأفراد بشأن سبب التغيير وتأثيره عليهم أمرًا حاسمًا. يجب تجنب استخدام الإعلانات العامة والتفويضات الغامضة للتغيير، وبدلاً من ذلك ينبغي التركيز على توفير اتصالات واضحة ومحددة بشأن التغيير.

عندما يتعرض الأفراد لمبادرة التغيير، يجب أن يكون لديهم فهم دقيق للأسباب التي تستدعي التغيير وكيف سيؤثر ذلك عليهم بشكل مباشر. ينبغي أن تكون الاتصالات المتعلقة بالتغيير واضحة ومفهومة، وتوضح الأهداف والرؤية والفوائد المتوقعة.

من المهم أيضًا الابتعاد عن الرسائل العامة والعبارات العامة التي لا توضح بشكل واضح للأفراد ما يجب عليهم فعله أو كيف يمكنهم المساهمة في عملية التغيير. بدلاً من ذلك، ينبغي توفير اتصالات وتوجيهات محددة، وتحديد الخطوات العملية والأدوار المحددة التي يجب على الأفراد أن يقوموا بها.

باختصار، يجب توفير فهم واضح للأفراد بشأن سبب ضرورة التغيير وكيف سيؤثر عليهم. يجب تجنب الإعلانات العامة والتفويضات الغامضة، وبدلاً من ذلك ينبغي التركيز على توفير اتصالات التغيير الواضحة والمحددة لتوجيه الأفراد بشكل فعال.

عدم استخدام مؤشرات القياس:

يجب أن تحدد شكل النجاح وتوضحه بوضوح لتحقيق التغيير بنجاح. من المهم تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس التي ستستخدمها لقياس التقدم وتقييم النجاح.

بتحديد KPIs والمقاييس، ستكون لديك نقطة بداية واضحة لقياس الأداء الحالي وتقدم التغيير. يجب أن تكون هذه المؤشرات قابلة للقياس وملموسة بحيث يمكن تحديد ما إذا كانت الأهداف تحققت بشكل كافٍ أم لا.

كما ينبغي تحديد المعالم الحاسمة على طول الطريق، وهي النقاط التي تشير إلى تحقيق تقدم دقيق في تنفيذ التغيير. يمكن أن تكون هذه المعالم الحاسمة مراحل محددة في العملية أو تحقيق أهداف محددة في وقت محدد.

علاوة على ذلك، يجب تحديد النتيجة النهائية المطلوبة للتغيير. يجب أن تكون هذه النتيجة واضحة وقابلة للقياس وتتوافق مع أهداف المبادرة. تحديد النتيجة النهائية المطلوبة يمكن أن يوجه العملية ويضمن التركيز على الهدف النهائي.

باختصار، يجب تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس وتحديد المعالم الحاسمة والنتيجة النهائية المطلوبة للتغيير. هذه الخطوات ستساعدك على توضيح النجاح وتحقيق التغيير بطريقة فعالة ومقياسة.

إهمال الأشخاص:

يمكن أن تنفق الشركات الكثير من الوقت والجهد في التخطيط لعملية التغيير نفسها، وقد يؤدي ذلك إلى إهمال توجيه ودعم الأشخاص الذين سيتأثرون بهذا التغيير. إليك بعض النقاط المهمة للتركيز عليها خلال فترة الانتقال:

توعية وشرح: قم بتوعية الأشخاص المعنيين بأسباب التغيير، وشرح الفوائد المتوقعة والنتائج المتوقعة. قدم توضيحات مفصلة حول كيفية تأثير التغيير على الأفراد وما يمكن أن يتوقعوه.
التواصل الفعال: قم بتوفير قنوات اتصال فعالة للتفاعل مع الأفراد والاستماع إلى مخاوفهم واقتراحاتهم. تأكد من توفير مساحة للأشخاص للتعبير عن مخاوفهم وطرح الأسئلة.
تدريب وتطوير: قدم التدريب والتطوير اللازم للأفراد لمساعدتهم على التكيف مع التغيير واكتساب المهارات الجديدة التي قد يحتاجونها. قد تشمل هذه التدريبات المهارات الفنية والسلوكية والقيادية.
دعم القيادة: تأكد من أن القادة والمديرين مدركون تمامًا لدورهم في توجيه الأفراد خلال الفترة الانتقالية. يجب أن يكون لديهم الموارد والدعم اللازمين لتوجيه الأفراد وتقديم الإرشاد والدعم اللازم.
تقييم ومتابعة: قم بتقييم استجابة الأفراد للتغيير ومتابعة تقدمهم. قد تحتاج إلى إجراء تغييرات في الاستراتيجية أو تقديم الدعم الإضافي إذا كان هناك تحديات غير متوقعة تواجهها الأفراد.

باختصار، ينبغي أن يتم التركيز على توجيه ودعم الأشخاص خلال فترة الانتقال في عملية التغيير. يجب أن يتم توعية الأفراد، وتوفير قنوات التواصل الفعالة، وتدريب الأفراد، وتقديم الدعم اللازم للقادة، ومراقبة التقدم والتعديل حسب الحاجة

عدم كفاية التدريب والتأهيل

التدريب هو جزء أساسي من أي عملية تغيير تقني أو عمليات داخلية. إليك بعض النقاط الهامة لتوفير تدريب فعال ومستمر للموظفين خلال وبعد تنفيذ البرنامج:

تحليل احتياجات التدريب: قبل بدء عملية التغيير، قم بتحليل احتياجات التدريب للموظفين. حدد المهارات والمعرفة الجديدة التي ستحتاجها فرق العمل لتنفيذ التغيير بنجاح وتحقيق الأهداف المرجوة.
تصميم برنامج التدريب: استنادًا إلى تحليل احتياجات التدريب، قم بتصميم برنامج تدريب شامل يغطي المواضيع والمهارات اللازمة. يجب أن يكون البرنامج مفصلًا ومنظمًا بشكل جيد بحيث يمكنه تغطية جميع جوانب التغيير والاحتياجات الفردية للموظفين.
تدريب خلال عملية التنفيذ: يجب توفير فرص التدريب المستمر أثناء عملية تنفيذ البرنامج. يمكن تقديم التدريب عبر ورش عمل، وجلسات تدريبية، وتوجيه فردي، وموارد تعليمية عبر الإنترنت. يساعد هذا المنهج في توجيه الموظفين خلال العملية وتعزيز قدراتهم وثقتهم في استخدام الأدوات والتغييرات الجديدة.
تدريب ما بعد التنفيذ: بعد الانتهاء من عملية التغيير، يجب توفير تدريب ما بعد التنفيذ لتقييم النتائج ومعالجة أي تحديات أو استفسارات قد تنشأ. يمكن أن يشمل ذلك تقديم جلسات استعراض وتقييم لقياس تأثير التغيير وتوفير الدعم المستمر للموظفين.
تقييم فعالية التدريب: قم بتقييم فعالية برامج التدريب وقياس تأثيرها على أداء الموظفين وقدراتهم. استخدم استطلاعات الرأي، وملاحظات المشاركين، وقياس الأداء لتحديد نقاط القوة والضعف وتحسين البرامج التدريبية في المستقبل.

باختصار، يجب أن يكون التدريب مستمرًا وشاملاً خلال وبعد تنفيذ البرنامج. يساعد التدريب المفصل والمستمر في تأهيل الموظفين وتمكينهم للتكيف مع التغيير والتنفيذه بنجاح. كما يساهم في زيادة رضا الموظفين وتحسين أدائهم وفهمهم للأدوات والعمليات الجديدة

قلة الحماس

تسارع المستدام هو جزء أساسي من عملية التغيير الناجحة. نموذج التغيير المعزز المكون من 8 خطوات لكوتر يشير إلى أهمية الحفاظ على الحماس والزخم طوال الفترة الانتقالية. إليك بعض الأفكار للحفاظ على الحماس مرتفعًا خلال فترة التغيير:

رؤية واضحة: تأكد من أن لديك رؤية واضحة وهدف نهائي محدد لعملية التغيير. يجب أن يتم توضيح الفوائد المرتقبة والنتائج المتوقعة بشكل مستمر للموظفين.
قيادة قوية: يجب أن تكون القيادة قوية وملتزمة بالتغيير. قادة المنظمة يجب أن يكونوا نموذجًا للتحول ويشجعون ويدعمون الآخرين على مدار الوقت.
اشراك الموظفين: قم بشكل فعال بمشاركة الموظفين واستدراج آرائهم ومساهماتهم في عملية التغيير. قد يشمل ذلك إقامة جلسات استشارية وورش عمل وتشكيل فرق عمل متعددة الاختصاصات.
اعتراف وتقدير: قدم الاعتراف والتقدير للموظفين الذين يتبنون التغيير ويساهمون في تحقيقه. قد يشمل ذلك التكريم العام، أو الشكر الشخصي، أو المكافآت الملموسة.
توفير الموارد اللازمة: تأكد من توفير الموارد اللازمة لدعم عملية التغيير. قد تتضمن الموارد التقنية والمالية والبشرية، بالإضافة إلى التدريب والتطوير المستمر.
تواصل مستمر: حافظ على تواصل مستمر وفعال مع الموظفين. قدم تحديثات منتظمة حول تقدم التغيير، واستمع إلى مخاوف واقتراحات الأشخاص المعنيين، وقدم توجيهات ودعمًا في الوقت المناسب.
التعامل مع التحديات: استعد لمواجهة التحديات والعقبات التي قد تنشأ خلال عملية التغيير. قد تحتاج إلى تعديل الاستراتيجية أو تقديم الدعم الإضافي للموظفين للتغلب على هذه التحديات والاستمرار في المسار الصحيح.
الاحتفال بالنجاحات: لا تنسى الاحتفال بالنجاحات المتحققة خلال عملية التغيير. قد يكون ذلك من خلال الاجتماعبأن النجاحات المحرزة والتقدم المحقق وتكريم الأفراد الذين ساهموا في ذلك.

من المهم أن تتبع استراتيجية مدروسة ومتسقة للحفاظ على الحماس والزخم خلال فترة التغيير. يجب أن يكون هناك التزام مستدام من قبل القيادة والموظفين، ويجب توفير الدعم المستمر والتوجيه للفرق المعنية. من خلال تبني هذه النهج، يمكنك الاستمرار في التحرك نحو أهدافك النهائية وتحقيق التغيير المستدام في المنظمة